Seguramente hayas escuchado hablar del término “procrastinación”. Se utiliza para definir la acción de retrasar tareas importantes (o aquellas que no nos gustan) por otras que no lo son tanto (o nos gustan más). Sabes que estás procrastinando cuando vas saltando de tarea en tarea, sin orden aparente ni objetivo concreto, y sin centrarte en ninguna determinada. ¿Quién dijo productividad?
¿No te ha pasado alguna vez abrir el navegador para buscar una dirección y, sin saber muy bien por qué, acabar mirando vuelos para el verano, a la vez que buscas una funda para tu móvil y ves el último vídeo que ha compartido tu mejor amigo en Facebook? Procrastinación es un término totalmente contrario al de productividad. Si pospones tareas importantes por otras que no te ayudan a alcanzar tus objetivos, o si te dejas enredar y vas de una cosa a otra hasta el punto de no saber por dónde empezaste, sin duda no estás enfocado ni trabajarás de manera productiva.
Por eso, para evitar esta situación, desde Klimway queremos darte siete consejos que puedes aplicar si quieres mejorar tu productividad:
1. Evita las cosas poco importantes
¿Has escuchado eso de que el 80% de los resultados lo conseguimos con el 20% del trabajo realizado? Se trata del principio de Pareto, la conocida regla del 80/20, y tiene múltiples aplicaciones.
Quédate con esta idea: identifica ese 20% de trabajo que te reporta la mayor parte de los resultados. Céntrate en sacarlo adelante y no dejes que los “fuegos» de última hora, ni las cosas más urgentes (aunque menos importantes), te alejen de tu objetivo.
2. Haz los descansos fundamentales
Ten esto en cuenta: son importantes tanto las paradas que hay que hacer, como las que no debes realizar. Si nos sentimos cansados, nos duele la cabeza, o simplemente estamos atascados con una tarea, es bueno despejarse y dejar la mente descansar. Es necesario incluir descansos en tu rutina diaria, y parar igualmente cuando tengas un momento de saturación.
Sin embargo, es vital evitar paradas en los momentos más productivos. Si las musas han venido a hacerte una visita, que una notificación de WhatsApp o un correo irrelevante no las haga salir corriendo. Es tu momento, y nada ni nadie te puede parar.
3. Crea barreras de entrada y hazte un poco inaccesible
Con esto no queremos decir que te vuelvas loco y dejes de comunicarte. Simplemente, que debes dejar claro cuándo te encuentras accesible y cuándo no. Por ejemplo, si trabajas en un despacho y necesitas concentrarte, cierra la puerta y avisa de que no te interrumpan.
Si compartes espacios de trabajo, un método muy habitual es ponerte los cascos (con o sin música, ya depende de ti…). Es una buena forma de mostrar a los demás que estás enfocado en algo, para que respeten ese momento.
4. Optimiza los momentos del día para aprovechar cada minuto
Siempre que hablamos de optimizar el día, nos acordamos de una compañera del colegio que aprovechaba los descansos entre clase y clase para adelantar con los deberes. Al principio nos parecía extraño que no saliese casi nunca al pasillo, pero con el tiempo veíamos que, además de sacar sobresalientes, daba clases de inglés, estudiaba música, aprendía ballet… ¡Optimización del tiempo y fuerza de voluntad, éxito asegurado!
Evidentemente, esto es solo un ejemplo. Pero… ¿has hecho la prueba de ir «acumulando» minutos sueltos a lo largo del día, para ver cuánto tiempo ganas al final? Te animamos a hacerlo. Descubrirás que aprovechando pequeños ratos puedes obtener horas muy valiosas para otros fines.
5. Fija plazos para hacer tus tareas
Dice la ley de Parkinson que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. ¡Y es verdad! De ahí la importancia de fijar plazos para las tareas. Y no, no te confíes porque se trate de algo sencillo. Precisamente este tipo de tareas son las que tienen más capacidad de extenderse… hasta el infinito y más allá.
Sigue nuestro consejo: si son tareas cortas o fáciles, ponte un plazo. Si son “tareas elefante”, divídelas en microtareas e, igualmente, ¡ponte un plazo!
Según el tipo de trabajos que tengas pendiente, dedica un tiempo determinado todas las semanas para revisar su progreso. Así verás si estás cumpliendo objetivos y podrás planificar mejor la semana siguiente.
6. Evita distracciones a tu productividad
Al hablar de distracciones a todo el mundo se nos viene a la cabeza el teléfono móvil. Si eres de esas personas que no puede evitar mirar el teléfono cuando suena o vibra, quita el sonido, desactiva las notificaciones o, directamente, pon tu móvil en modo avión. Así te asegurarás un espacio de tiempo (el que tú decidas) sin interrupciones, en el que estarás concentrado y serás cien por cien productivo.
Algo parecido pasa con Internet. Salvo que lo necesites para la tarea que vas a realizar, puedes optar por desactivar la WiFi del ordenador. Así evitarás distracciones, como mirar el email cuando no debes, entrar en Facebook a «cotillear»… y conseguirás estar centrado.
Por último, si utilizas alguna aplicación de mensajería instantánea para comunicarte con compañeros y/o colaboradores, deja bien claro que estás ocupado. Por ejemplo, puedes ponerte en modo no disponible para evitar que te interrumpan.
7. Concéntrate y explota tu estado «focused»
En esto no hay reglas universales. Hay personas que, para concentrarse, necesitan estar en silencio absoluto, mientras que a otras les gusta trabajar con música clásica. Algunos ponen la radio de fondo, y otros se sienten cómodos con el propio ruido ambiente que les rodea. Lo importante es que encuentres tu propio estado de concentración: aquella situación en la que te sientes más cómodo trabajando.
¿Has probado aplicar estos consejos? Cuando lo hagas, si al principio te cuesta, no desesperes. Hasta hace poco se pensaba que bastaba con 21 días para incorporar un nuevo hábito a tu vida. Sin embargo, según estudios recientes parece que se tarda un poco más: de media, pueden ser unos 66 días. ¡Así que ten paciencia!
Si la primera semana no cumples con todos los cambios para organizarte mejor y aumentar tu productividad, es normal. Pero con rigurosidad y trabajo duro, los resultados irán llegando. ¡Ánimo!
